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會議秘書 會議邀請​ 會議流程 會議指南 會議預算

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。

這些服務通常是臨時或者按時提供的,在預算時通常按類別籠統計算,不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作,那麽告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可,由雙方財務或者相關人員核定。

接受任務、擬定方案:會議方式、時間地點、參加人員、會議內容、日程、籌備組織分工、抽調工作人員、經費預算;

文稿準備:主報告、領導講話、經驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂,製作證件:出席證、代表證、列席證、工作證;

製發通知:會議內容、參加人員、開會時間、地點、報到時間地點、往返車船、飛機時間;

收集名單:單位職務、姓名性別、民族、人數、到達車次時間、返程車次時間、分組;

會場準備:會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛生;

後勤準備:文件裝袋、房間分配、夥食標準、食物衛生、就餐桌次、用車計劃(接車安排)、醫療衛生、文娛活動;

會前檢查:檢查會場、檢查會議文件、檢查後勤保障;

接會議代表:了解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛;

會間服務:簽到(文件分發)、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫(供水)、保衛安全、衛生、返程票務、文娛活動;

會議收尾:食宿結算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告(會議紀要)、會議文件歸檔、會議財務結算;

會務工作總結。

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